Διαφορές μεταξύ του συστήματος διαχείρισης ανθρώπινων πόρων και του συστήματος πληροφοριών για τους ανθρώπινους πόρους Η διαφορά μεταξύ
Το Τμήμα Ανθρωπίνων Πόρων οποιουδήποτε οργανισμού δεν αφορά μόνο την αποτελεσματική διεξαγωγή μιας διαδικασίας πρόσληψης ή την εκτόξευση εργαζομένων για επιχειρήσεις μικρού και μεσαίου επιπέδου. Επίσης, χειρίζεται κρίσιμα ζητήματα σχετικά με τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού και του συστήματος πληροφοριών, καθώς κάθε μια από αυτές τις βασικές διαδικασίες συμβάλλει σημαντικά στην ανάπτυξη των επιχειρήσεων καθώς και στον πλούτο των μετόχων της. Αν και το Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (HRMS) και το Σύστημα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού (HRIS) θεωρούνται τα ίδια, υπάρχει σημαντική διαφορά μεταξύ αυτών των δύο όρων. Το HRMS είναι ένα πλήρες πακέτο που χρησιμοποιείται από οργανισμούς για τη διαχείριση και παρακολούθηση των πληροφοριών για τους υπαλλήλους του. ενώ το HRIS είναι ένα σύστημα βάσης δεδομένων ή μια σειρά βάσεων δεδομένων που αλληλοσυνδέονται μεταξύ τους και χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Το HRMS είναι σχετικά λεπτομερέστερο από το HRIS.
Υπάρχουν τρία βασικά χαρακτηριστικά του HRMS: διαχείριση ανθρώπινου κεφαλαίου, μισθοδοσία και διαχείριση χρόνου και εργασίας (TLM). Τα βασικά χαρακτηριστικά του HRIS είναι τα βασικά συστήματα Ανθρώπινου Δυναμικού, Προσλήψεων ή Αιτούντων, η Διαχείριση Απουσιών, η Εκπαίδευση και Ανάπτυξη, η Διοίκηση Παροχών, η Διαχείριση Αποζημιώσεων, η Ροή Εργασίας και η Αναφορά.
Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού
Το Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού χρησιμοποιείται κυρίως για την παρακολούθηση της απόδοσης των υπαλλήλων της εταιρείας, των εκπαιδευτικών αναγκών τους και των φύλλων. Χρησιμοποιείται επίσης για την πρόβλεψη των αναγκών των εργαζομένων για μελλοντικές προσλήψεις. Αυτό το σύστημα μπορεί να ληφθεί ως εφαρμογή που διαχειρίζεται την ανθρώπινη πλευρά του HR. Το HRMS τυπικά χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση της ικανοποίησης των εργαζομένων με τη βοήθεια εντύπων έρευνας ή εισαγωγής δεδομένων. Σε πολλούς οργανισμούς, χρησιμοποιείται για τον προγραμματισμό των επιθεωρήσεων απόδοσης και για την παρακολούθηση των ανησυχιών ή των ζητημάτων που εντοπίζονται σε αυτές τις αναθεωρήσεις. Παρέχει επίσης την εκτίμηση της προόδου ενός εργαζομένου για την αντιμετώπιση αυτών των ανησυχιών με βάση τις μεταγενέστερες αναθεωρήσεις.
Σύστημα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού
Το Σύστημα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού, από την άλλη πλευρά, παρακολουθεί λεπτομερέστερα τις πληροφορίες που σχετίζονται με τους υπαλλήλους. Δεν διατηρεί μόνο τα ενημερωμένα στοιχεία επικοινωνίας, έναν αριθμό κοινωνικής ασφάλισης και πληροφορίες παρακράτησης φόρου ενός υπαλλήλου, αλλά διατηρεί επίσης τις τελευταίες πληροφορίες παροχών, τις ενημερωμένες ανάγκες προγραμματισμού των υπαλλήλων και τη συμμετοχή σε κάθε υπηρεσία. Το HRIS χρησιμοποιείται επίσης για τον υπολογισμό του κόστους υγειονομικής περίθαλψης κάθε εργαζομένου και των ποσοστών του κύκλου εργασιών. Τα οφέλη αυτού του συστήματος είναι ότι εξοικονομεί χρόνο, σας επιτρέπει να εστιάζετε στη διαχείριση της παραγωγικής διαδικασίας, στον προγραμματισμό των πωλήσεων της εταιρείας και στην αναζήτηση νέων αγορών για την επέκταση της επιχείρησής σας.
Ολοκλήρωση HRMS και HRIS
Και τα δύο συστήματα είναι συνήθως ενσωματωμένα από τους οργανισμούς. Προκειμένου να αποφευχθεί η σύγχυση, οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να επικεντρωθούν στο HRMS ως βασικό μοχλό για τις αποφάσεις τους στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού. Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προσδιορίσει τον τύπο εκπαίδευσης που απαιτείται από έναν υπάλληλο για να ανταποκριθεί στους συγκεκριμένους στόχους που έχουν οριστεί σε μια επισκόπηση επιδόσεων.
Από την άλλη πλευρά, το HRIS μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προσδιορίσει το κόστος αυτής της εκπαίδευσης και τα πιθανά οφέλη από την άποψη των δολαρίων που ενδέχεται να λάβει ένας οργανισμός. Σας δίνει τη δυνατότητα να αποφασίσετε πιο προσεκτικά, αντί να απλώς αναθέσετε έναν υπάλληλο σε μια συγκεκριμένη εκπαίδευση και να μάθετε για το σχετικό κόστος του αργότερα. Ως εκ τούτου, για μια βελτιωμένη και καλύτερη διαδικασία λήψης αποφάσεων, χρησιμοποιήστε το HRMS ως εργαλείο για να προσδιορίσετε τις απαιτήσεις σας και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε το HRIS για να καθορίσετε το αναμενόμενο κόστος και οφέλη από την ικανοποίηση αυτών των απαιτήσεων.
Η καλύτερη εφαρμογή ανθρώπινου δυναμικού θα περιέχει πάντα ενσωματωμένα καθήκοντα HRMS και HRIS σε ένα ενιαίο εύρωστο σύστημα, καθώς επιτρέπει στους χρήστες να χειρίζονται όλα τα σημαντικά καθήκοντα ανθρώπινου δυναμικού με μερικά απλά βήματα και μέσα σε καλά καθορισμένες παραμέτρους. Ως αποτέλεσμα, η διοίκηση ενός οργανισμού θα έχει εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες των εργαζομένων για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τον εν λόγω υπάλληλο και θα εξοικονομήσει επίσης δαπάνες μειώνοντας τον αριθμό των ατόμων που απαιτούνται για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων ανθρωπίνων πόρων.
