Διαφοράς μεταξύ δομής κατανομής εργασιών και δομής κατανομής πόρων (RBS) Η διαφορά μεταξύ της
Η δομή της ανάλυσης εργασίας είναι ένα σημαντικό παραδοτέο για κάθε έργο. Μέσω του WBS, ο υπεύθυνος του έργου είναι σε καλή θέση να κατηγοριοποιήσει το έργο που πρέπει να επιτελέσει η ομάδα σε μικρά τμήματα τα οποία μπορούν να αντιμετωπιστούν εύκολα, ενώ το RBS θεωρείται σημαντικό μέρος της αποτελεσματικότητας όσον αφορά τη διαχείριση έργων. Μέσω του RBS, ο διαχειριστής του έργου είναι σε θέση να καταρτίσει έναν κατάλογο των πόρων που απαιτούνται για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας σε ιεραρχική σειρά.
Αυτό που κάνει το RBS διαφορετικό από το WBS
Το WBS είναι μια οπτική αναπαράσταση του συνόλου των εργασιών που πρέπει να γίνουν, κατανεμημένες σε μικρότερα τμήματα που κάθε μέλος της ομάδας του έργου είναι σε θέση να καταλάβει. Αυτό συμβαίνει επειδή, με κάθε ένα από τα επίπεδα ολοκλήρωσης, υπάρχουν ορισμοί και λεπτομέρειες που σχετίζονται με αυτή τη φάση. Αντίθετα, το RBS μπορεί να αναλυθεί σε γεωγραφικούς πόρους ή οργανωτικούς πόρους. Ορισμένα από τα άλλα εργαλεία που είναι απαραίτητα για την σωστή και αποδοτική λειτουργία του RBS περιλαμβάνουν την εκτίμηση πόρων, ένα ημερολόγιο πόρων και λίστες δραστηριοτήτων.
Ο λόγος πίσω από αυτό είναι επειδή όταν διαχειρίζεστε οποιοδήποτε έργο, θα πρέπει να εργαστείτε με διαφορετικά στοιχεία του έργου και πόρους του έργου για να ολοκληρώσετε το έργο. Ένα καλό παράδειγμα είναι τα μέλη της ομάδας του έργου σας.
Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι παραγωγικοί και στρατηγικά προσαρμοσμένοι στη διάρκεια του έργου που αναλαμβάνετε.
Τώρα, σε περίπτωση που σχεδιάζετε να έρθετε με ένα WBS που είναι αποτελεσματικό, οι παρακάτω είναι μερικές από τις σημαντικές οδηγίες που θα σας βοηθήσουν να δείτε αυτό μέσω:
- Το έργο / το τελικό παραδοτέο είναι πάντα στο ανώτατο επίπεδο
- Δεν πρέπει πάντα να ορίζετε όλα τα στοιχεία στο ίδιο επίπεδο
- Οι ομάδες εργασίας δεν πρέπει να καταλαμβάνουν περισσότερο από 10 ημέρες
- Κάθε ομάδα εργασίας πρέπει να είναι ανεξάρτητη
- Δεν πρέπει να υπάρχει επικάλυψη στις ομάδες εργασίας μέσω της δομής
Τα παρακάτω είναι μια απλή αναπαράσταση ενός τμήματος ενός WBS για την οικοδόμηση ενός σπιτιού:
Κτίριο ένα σπίτι
Ίδρυμα Εσωτερικό Εξωτερικό
Ολοκλήρωση 24% 45% 30%
Προϋπολογισμός $ 9.900 $ 86.000 $ 72.000 < ότι πρέπει να πραγματοποιηθούν και να παράσχει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον προϋπολογισμό που απαιτείται γι 'αυτούς και το επίπεδο ολοκλήρωσης.
Επομένως, ένα WBS είναι ένας χάρτης / περίγραμμα ενός συγκεκριμένου έργου. Το κύριο έργο είναι το βασικό παραδοτέο σε ένα WBS, και από εκεί, χωρίζεται σε μικρότερες υποκατηγορίες, το καθένα με τις λεπτομέρειες του πώς θα παραδοθούν.
Από την άλλη πλευρά, μιλώντας για RBS, πρέπει να ξέρετε ότι λειτουργεί με κάποια από τα σημαντικά εργαλεία. Οι διαχειριστές του έργου έχουν την εντολή να χρησιμοποιούν ή να εκτελούν ένα αποδοτικό RBS χρησιμοποιώντας αυτά τα εργαλεία. Αυτά είναι τα εξής:
Λίστα δραστηριοτήτων
- Πρόκειται για μια λίστα με όλες τις δραστηριότητες που είναι καθοριστικές για την ολοκλήρωση του έργου. Ο διαχειριστής του έργου δεν χρειάζεται απλώς έναν κατάλογο, πρέπει να πάρει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτές τις λίστες. Αυτές οι πληροφορίες θα περιλαμβάνουν επίσης τους πόρους που καταναλώνουν οι δραστηριότητες που παρατίθενται.
Εκτίμηση πόρων
- Για κάθε δραστηριότητα που πρέπει να επιτευχθεί με παραγωγικό, αποδοτικό και πιο σημαντικό τρόπο, ο υπεύθυνος του έργου πρέπει να εκτιμήσει τον όγκο, τον τύπο και την ποικιλία των πόρων που χρειάζονται.
Αν οι εκτιμήσεις αυτές είναι λανθασμένες, μπορεί να είναι αδύνατο να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου ή, στο σύνολό του, το έργο θα αποτύχει.
Ημερολόγιο πόρων
- Ένα ημερολόγιο πόρων αναφέρεται στη διαθεσιμότητα των πόρων με την πάροδο του χρόνου. Ο διαχειριστής του έργου θα χρειαστεί μια λίστα με όλους τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου.
Αυτοί οι πόροι πρέπει επίσης να αναφέρονται βάσει της διαθεσιμότητάς τους μακροπρόθεσμα. Αυτές οι πληροφορίες είναι σημαντικές για τον διαχειριστή του έργου να διαπιστώσει εάν οι απαιτούμενοι πόροι θα είναι διαθέσιμοι σε συγκεκριμένο χρόνο, έτσι ώστε το έργο να μην σταματήσει.
Επί του παρόντος, η RBS αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία, καθώς το λογισμικό διαχείρισης έργων το ενσωματώνει στη δομή τους. Εάν χρησιμοποιείτε οποιοδήποτε πρόγραμμα διαχείρισης έργου, μπορείτε να συνδεθείτε και να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα των πόρων που χρειάζεστε και, κυρίως, πώς ταξινομούνται.
Αυτό βοηθά γενικά την οργάνωση, με την έννοια ότι οι διαχειριστές του έργου μπορούν να δουν πολλές λεπτομέρειες από μια απλή βάση δεδομένων, σχετικά με όλους τους πόρους που χρησιμοποιούνται.
Σημασία WBS vs εστίαση RBS
Υπάρχουν πολλά βασικά οφέλη που ο διευθυντής του έργου και η ομάδα του έργου μπορούν να αντλήσουν από ένα WBS, εκτός από την οργάνωση και τον ορισμό των εργασιών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου. Μέσω του WBS, είναι ευκολότερο να κατανεμηθεί ένας προϋπολογισμός από τα κορυφαία επίπεδα της δομής. Μόλις γίνει αυτό, οι προϋπολογισμοί για κάθε τμήμα μπορούν να δομηθούν βάσει της κατανομής στο WBS.
Οι εκτιμήσεις κόστους και χρόνου παρέχονται συνήθως για κάθε τμήμα WBS. Με αυτόν τον τρόπο, είναι ευκολότερο να καταρτίσετε ένα χρονοδιάγραμμα και τον κατάλληλο προϋπολογισμό για ολόκληρο το έργο.
Μέσω ενός WBS είναι επίσης ευκολότερο να παρακολουθείτε την απόδοση των επιμέρους τομέων έργου. Ο υπεύθυνος του έργου βρίσκεται σε καλή θέση να αναφέρει το κόστος απόδοσης του έργου, να προσδιορίσει τους προβληματικούς τομείς και, κυρίως, τα βασικά ζητήματα στην οργάνωση του έργου. Αντίθετα, στο RBS, η έμφαση σε μια ιεραρχική καταγραφή των πόρων είναι καθοριστική.Θα πρέπει να αναφέρετε όλους τους πόρους, είτε είναι σημαντικοί είτε ακόμα και αν για εσάς, φαίνονται περιττοί. Κάθε ένα από τα επίπεδα του έργου θα χρειαστεί έναν ορισμένο αριθμό πόρων. Αυτά πρέπει να απαριθμούνται ανάλογα με τη σημασία τους για την ολοκλήρωση κάθε επιπέδου και τελικά να ολοκληρωθεί ολόκληρο το έργο.
Οι πόροι που απαριθμούνται στη συνέχεια υποδιαιρούνται σε μικρότερες κατηγορίες του είδους του πόρου που είναι, για να βοηθήσουν τον διαχειριστή του έργου στην ταξινόμηση. Η ταξινόμηση θα προχωρήσει ουσιαστικά σε διαφορετικές υποομάδες έως ότου ο κάθε τύπος πόρων ταξινομηθεί σε ενιαίες οντότητες που είναι ευκολότερο να εντοπιστούν και να διαχειριστούν.
Οφέλη από το WBS έναντι του RBS
Ένα από τα πλεονεκτήματα ενός WBS είναι ότι βοηθά τον υπεύθυνο του έργου να καθορίσει τους πιθανούς κινδύνους που μπορεί να έχει ένα έργο. Σε περίπτωση που υπάρχει κάποιος κλάδος του έργου που δεν έχει καθοριστεί σαφώς, γίνεται μια περιοχή κινδύνου που πρέπει να αντιμετωπιστεί. Αυτοί οι κίνδυνοι υποτίθεται ότι παρακολουθούνται σωστά και μια προσεκτική ανασκόπηση παρέχεται καθώς το έργο συνεχίζεται.
Σε περίπτωση που το έργο φαίνεται να πέφτει πίσω από το χρονοδιάγραμμα, είναι ευκολότερο για τον υπεύθυνο του έργου να αναφερθεί στο WBS και να εντοπίσει τις περιοχές που αγωνίζονται και να πάρει την κατάλληλη απόφαση να γυρίσει τα πράγματα. Αντίθετα, το άμεσο όφελος της RBS, ιδίως η κατάργηση των πόρων σε υποομάδες, είναι να διευκολυνθεί η λειτουργία των κέντρων διαχείρισης. Η εποπτεία γίνεται πολύ πιο εύκολη και σώζεται πολύς χρόνος στη διαδικασία.
Οι επόπτες είναι σε θέση να παρακολουθούν κάθε ομάδα πόρων καθώς προχωρούν με το έργο. Είναι πιο εύκολο να επιταχύνετε ορισμένα επίπεδα του έργου χωρίς να βασίζεστε σε άλλους, έχοντας κατανείμει τους σωστούς πόρους για την ολοκλήρωσή τους. Ως εκ τούτου, ορισμένα έργα μπορούν εύκολα να ολοκληρωθούν πριν από την καθορισμένη προθεσμία, ειδικά εάν η ολοκλήρωση των διαφόρων επιπέδων του έργου δεν είναι συνυπευθυντική.
Με ένα καλό σχέδιο RBS, η διοίκηση είναι επίσης σε καλή θέση να αποκτήσει μια καλή εικόνα του συνολικού αριθμού πόρων που είναι διαθέσιμοι για κάθε μία από τις συμμετέχουσες ομάδες. Εκτός από την κατανόηση των διαθέσιμων πόρων, είναι επίσης σε θέση να διαχειριστούν τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν οι πόροι.
Συγκρίνοντας τις παραπάνω πληροφορίες, συνιστάται να αντιστοιχίσετε χρώματα στα διάφορα υποπροϊόντα σε WBS. Αυτό είναι σημαντικό για να πάρετε έναν θερμικό χάρτη της εξέλιξης ολόκληρου του έργου. Θα διευκολύνει επίσης την προσοχή της διοίκησης σε περιοχές έργων που είναι πλήρεις και εκείνες που είναι χαλαρές.
Το WBS, όταν αντιμετωπίζεται σωστά, είναι ένας καλός τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητα των ομάδων που εργάζονται στο έργο και να δείτε το έργο ολοκληρωμένο εγκαίρως. Ο διαχειριστής του έργου είναι σε θέση να προσδιορίσει τις απαραίτητες δεξιότητες που θα του επιτρέψουν να ολοκληρώσει το έργο εγκαίρως, αλλά όταν πρόκειται για την RBS, πρέπει να κατανοήσουμε τους τύπους. Ο συμβατικός τύπος RBS είναι ένα οργανωτικό RBS. Τα ήδη οργανωμένα ιεραρχικά οργανωτικά συστήματα συνήθως συμβάλλουν στη δημιουργία αυτού του RBS. Οι πόροι σε ένα οργανωτικό RBS διανέμονται συνήθως ανάλογα με τις ανάγκες κάθε οργανωτικού τμήματος και ομάδας εργασίας.Αυτές είναι οι κατηγορίες που έχουν οριστεί και οριστεί από τον οργανισμό.
Το γεωγραφικό RBS στις περισσότερες περιπτώσεις είναι αντισυμβατικό. Το κύριο μέλημα ενός γεωγραφικού RBS είναι η διανομή ή / και η θέση των εν λόγω πόρων και ο τρόπος κατανομής τους σε διαφορετικές τοποθεσίες, ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού.
Περίληψη
Συμπερασματικά, τόσο το WBS όσο και το RBS είναι καθοριστικής σημασίας για την επιτυχή ολοκλήρωση ενός έργου και την αποτελεσματικότητα των σχετικών ομάδων έργου. Τα παρακάτω είναι τα βασικά σημεία που καθορίζουν μία από τις δομές.
Δομή κατανομής εργασιών
