Η διαφορά μεταξύ EOI και RFP Διαφορά μεταξύ

Ορισμένες αποφάσεις μιας οργάνωσης έχουν επιπτώσεις στις προμήθειες που μπορούν να επηρεάσουν δραματικά το συνολικό κόστος της λήψης συγκεκριμένης απόφασης. Η προμήθεια περιλαμβάνει διαδικασίες όπως αυτή της επιλογής ενός πωλητή, τον καθορισμό των όρων πληρωμής, τον στρατηγικό έλεγχο, τη διαπραγμάτευση των συμβάσεων και την αγορά υπηρεσιών και αγαθών. Σχετίζεται με την προμήθεια ή την απόκτηση όλων των υπηρεσιών και αγαθών που είναι σημαντικά για έναν οργανισμό.

Στον ιδιωτικό τομέα, η διαδικασία προμηθειών θεωρείται στρατηγική λειτουργία που βοηθά στη βελτίωση της κερδοφορίας μιας επιχείρησης. Όχι μόνο εξορθολογεί τις διαδικασίες και μειώνει τη συνολική τιμή των πρώτων υλών, αλλά επιτρέπει επίσης στους οργανισμούς να εντοπίζουν τις καλύτερες πηγές εφοδιασμού. Συνολικά, είναι χρήσιμο να εξασφαλιστεί μια ομαλή γραμμή λειτουργίας.

Στον δημόσιο τομέα, τα ανώτατα στελέχη είναι υπεύθυνα για τη μείωση της κατώτατης γραμμής. Μόνο λίγα στελέχη διαχειρίζονται τη λειτουργία των προμηθειών, πράγμα που αυξάνει την πιθανότητα δωροδοκίας στον τομέα αυτό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο υπάρχει ανάγκη να αυξηθεί η συνολική παραγωγή μιας επιχείρησης. Για παράδειγμα, το προσωπικό μπορεί να εκπαιδευτεί ώστε να βελτιώσει την αποτελεσματικότητά του και να βελτιώσει την ποιότητα των υπηρεσιών του, με αποτέλεσμα την βελτίωση της παραγωγής.

Με την πάροδο του χρόνου, έχουν εισαχθεί ορισμένοι όροι γύρω από τις προσκλήσεις υποβολής προσφορών, τις προτάσεις και τη μεγάλη διοίκηση, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων ακρωνύμων που συνδέονται με την προμήθεια. Πολλές επιχειρήσεις δεν γνωρίζουν αυτούς τους όρους, αλλά είναι επιχειρηματίας ή ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης, αν θέλετε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την ετοιμότητα του αγοραστή να αγοράσει, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τους σκοπούς του. Παραδείγματα περιλαμβάνουν το RFI (Αίτηση για Πληροφόρηση), EOI (Εκδήλωση Ενδιαφέροντος), RFP (Αίτηση για Πρόταση), RFT (Αίτηση για Διαγωνισμό) και RFQ (Request for Quotation). Κάθε ένας από αυτούς τους όρους εξυπηρετεί έναν ειδικό σκοπό στη λειτουργία προμηθειών.

Οι EOI και οι RFP είναι οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενοι όροι στη λειτουργία προμηθειών και κάθε ένας από αυτούς έχει ειδικό ρόλο στην εξορθολογισμό ολόκληρης της διαδικασίας. Πολλά άτομα συγχέουν αυτούς τους όρους κατά την εκτέλεση των διαδικασιών. Προκειμένου να έχουμε μια καλύτερη εικόνα για το πώς διαφέρουν, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε τι σημαίνουν αυτές οι ενδείξεις.

EOI (Εκδήλωση Ενδιαφέροντος)

Η εκδήλωση ενδιαφέροντος (EOI), γνωστή και ως Εγγραφή ενδιαφέροντος (ROI), έχει παρόμοια λειτουργία με την Αίτηση για Πληροφόρηση (RFI). Χρησιμοποιείται ως διαδικασία εξέτασης κατά τα αρχικά στάδια της προμήθειας, ώστε να δημιουργηθεί μια επίσημη και πιο συγκεκριμένη αίτηση για διαγωνισμό ή RFT (ένα μεταγενέστερο στάδιο της προμήθειας). Όταν μια εταιρεία εκδίδει ένα EOI, απαιτείται να εκτιμά την ικανότητα μιας αγοράς να παρέχει ή να συλλέγει περισσότερες πληροφορίες πριν από τη μετάβαση στην RFT.Μια εταιρεία που πραγματοποιεί μια αγορά είναι απίθανο να διορίσει ανάδοχο μέσω της EOI. Για να συμβεί αυτό, μια διαδικασία πρέπει να προχωρήσει μέχρι να φτάσει στο RFT.

Το EOI είναι ένας τύπος ανοικτού διαγωνισμού που επιτρέπει σε κάθε εταιρεία να παρουσιάσει. Δημιουργεί έναν σκληρό ανταγωνισμό και παρέχει το πλεονέκτημα ότι επιτρέπει σε νέους και δυνητικούς προμηθευτές να εξασφαλίσουν τη δουλειά τους. Εντούτοις, στις συμβάσεις κατασκευής, επικρίνεται σε μεγάλο βαθμό η προσέλκυση προμηθευτών που δεν είναι κατάλληλοι για τη σύμβαση, με αποτέλεσμα την απώλεια χρόνου, χρημάτων και προσπαθειών.

Το αιτούμενο EOI πρέπει να περιλαμβάνει περιγραφή του αναθέτοντος φορέα, περιγραφή της σύμβασης (όπως προϋπολογισμό και κλίμακα), είδος σύμβασης, διαδρομή προμήθειας, όροι και προϋποθέσεις, διεύθυνση υποβολής και προθεσμία και άλλες λεπτομέρειες πληροφορίες σχετικά με την επικοινωνία, περιγραφή του οργανισμού, τεχνική ικανότητα και συναφή εμπειρία, διαθεσιμότητα του προσωπικού και της εμπειρίας του κ.λπ.)

RFP (Αίτηση για Πρόταση)

Από την άλλη πλευρά, η RFP, γνωστή και ως Αίτηση Υποβολής Προσφοράς RFO), είναι ένα έγγραφο που μπορεί εύκολα να τροποποιηθεί. Χρησιμοποιείται κυρίως όταν ένας αγοραστής αναζητά μια απάντηση βάσει λύσης για την εκπλήρωση των απαιτήσεών του και σε περιπτώσεις όπου άλλοι παράγοντες (εξαιρουμένης της τιμής) είναι κεντρικοί για την αξιολόγηση κάθε προσφοράς. Χρησιμοποιείται επίσης σε περιπτώσεις όπου δεν υπάρχουν σαφείς λύσεις ή προδιαγραφές και το τμήμα αγοράς αναζητεί μια σειρά καινοτομιών και επιλογών. Αυτά τα όργανα είναι πιο ευέλικτα από τα RFT (τα οποία συνήθως έχουν σαφώς καθορισμένες λύσεις ή προδιαγραφές). Το RFP χρησιμοποιείται κυρίως στις επαγγελματικές υπηρεσίες όπου μια λύση δεν μπορεί να καθοριστεί εύκολα.

Το RFP περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό και τη γραμμή δραστηριότητάς του. Το αίτημα αποτελείται από προδιαγραφές που εξηγούν τις λύσεις που επιδιώκει η οργάνωση. Επιπλέον, περιλαμβάνει επίσης τα κριτήρια αξιολόγησης του τρόπου με τον οποίο βαθμολογούνται οι προτάσεις, μια δήλωση εργασίας που περιγράφει τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελέσει ένας υποψήφιος που κερδίζει τη σύμβαση και το χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση του έργου.

Ένα RFP δημιουργείται συνήθως λόγω της πολύπλοκης φύσης ενός έργου. Οι εταιρείες μπορούν να ωφεληθούν από διάφορους υποψήφιους όταν αναζητούν μια ολοκληρωμένη λύση από έναν αριθμό προμηθευτών. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία σκοπεύει να αλλάξει την επιχείρησή της από περιβάλλον που βασίζεται σε χαρτί σε περιβάλλον που βασίζεται στον υπολογιστή, μπορεί να ζητήσει πρόταση για λογισμικό και υλικό εκτός από την εκπαίδευση που απαιτείται για την εγκατάσταση και την ενσωμάτωση νέων συστημάτων στην επιχείρηση.

Στον δημόσιο τομέα, οι φορείς μπορούν να εκδώσουν ένα RFP για τη δημιουργία ενός ανοικτού διαγωνισμού, προκειμένου να μειωθεί το κόστος μιας λύσης. Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι το RFP που βρίσκεται πλησιέστερα στις προδιαγραφές μπορεί να μην είναι αναγκαστικά εκείνο με τη χαμηλότερη τιμή. Κατά την αποδοχή μιας πρότασης, οι εταιρείες πρέπει να πραγματοποιήσουν μια ανάλυση κόστους-οφέλους για να βεβαιωθούν ότι το κόστος δεν υπερβαίνει τα κέρδη.

Διαφορές

Ακολουθούν μερικές από τις διαφορές μεταξύ EOI και RFP:

• Διαφορετικά επίπεδα προμηθειών

Η EOI εκτελείται συχνά στο αρχικό επίπεδο των προμηθειών.Μπορεί να απελευθερωθεί σε περιπτώσεις όπου ο αγοραστής προχωρά σε εισροή βιομηχανίας προκειμένου να καλύψει τις απαιτήσεις που θα τεθούν τελικά στην αγορά σε μεταγενέστερα στάδια. Όπως ήδη αναφέρθηκε, το RFP είναι συνήθως το επόμενο βήμα. όπου ο αγοραστής επιδιώκει λύσεις με βάση τις προσεγγίσεις για την παράδοση του προϊόντος ή των υπηρεσιών.

• Στάδια EOI και RFP

Η EOI συνήθως έχει πολλαπλά στάδια. Χρησιμοποιείται για τον καθορισμό των υποψηφίων πωλητών ή προμηθευτών, προτού ζητήσουν ολοκληρωμένες προσφορές από υποψήφιους που έχουν επιλεγεί. Αντίθετα, το RFP μπορεί να έχει είτε ένα μόνο στάδιο είτε μπορεί να έχει πολλαπλά στάδια.

• Πότε χρησιμοποιούνται EOI και RFP;

Το EOI χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου οι απαιτούμενες πληροφορίες (από τους προσφέροντες) είναι συγκεκριμένες, αλλά δεν υπάρχει εγγύηση για το κατά πόσον ο προμηθευτής θα είναι σε θέση να παρέχει υπηρεσίες και αγαθά σύμφωνα με τις απαιτήσεις. Επιπλέον, σε περιπτώσεις EOI, οι αγοραστές δεν διαθέτουν επαρκείς πληροφορίες για να συντάξουν λεπτομερές αίτημα. Από την άλλη πλευρά, μια RFP χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου η απαίτηση ορίζεται σωστά, αλλά μια εταιρεία αναζητά μια ευέλικτη ή καινοτόμο λύση. Με άλλα λόγια, ένας αγοραστής αναζητά υποδείξεις προσανατολισμένες σε λύσεις για την εκπλήρωση των απαιτήσεων.

Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζουμε τα διαφορετικά επίπεδα των διαδικασιών προμηθειών, προκειμένου να λαμβάνουμε αποτελεσματικές αποφάσεις μέσω της συστηματικής ροής πληροφοριών. Έχοντας μια σαφή κατανόηση αυτών των όρων και γιατί χρησιμοποιούνται στη διαδικασία, η εταιρεία μπορεί να εξορθολογίσει τις διαδικασίες της και να αποκτήσει βαθύτερη γνώση σε ολόκληρη τη λειτουργία της προμήθειας.