Διαφορά μεταξύ γραμματέα και ρεσεψιονίστ

Βασική διαφορά - Γραμματέας / ρεσεψιονίστ

Γραμματέας και ρεσεψιονίστ είναι δύο σημαντικές θέσεις σε οποιαδήποτε οργάνωση, μεταξύ των οποίων μπορούν να τονιστούν κάποιες διαφορές. Αυτές οι δύο θέσεις έχουν διαφορετικούς ρόλους, λειτουργίες και καθήκοντα για να λειτουργήσουν αντίθετα με τη λαϊκή λανθασμένη αντίληψη ότι πρόκειται για μία και την αυτή δουλειά. Ενώ ένας γραμματέας είναι περισσότερο προσωπικός βοηθός ή διοικητικός βοηθός, ένας ρεσεψιονίστ είναι ο πρώτος που συναντά κανείς όταν μπαίνει σε μια οργάνωση. Ας δούμε τη διαφορά μεταξύ των λειτουργιών ενός γραμματέα και ενός ρεσεψιονίστ.

Ποιος είναι γραμματέας;

Σύμφωνα με το Αγγλικό Λεξικό της Οξφόρδης, ένας Γραμματέας είναι διοικητικός υπάλληλος σε έναν οργανισμό που εργάζεται για να γράφει επιστολές, να τηρεί αρχεία κτλ. Τα καθήκοντα ενός γραμματέα ποικίλλουν ανάλογα με το μέγεθος ενός οργανισμού. Ενώ σε μια μικρή εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να εκτελέσει τα διπλά καθήκοντα ρεσεψιονίστ καθώς και γραμματέα, σε μεγάλες οργανώσεις είναι αυτή που οργανώνει το πρόγραμμα του αφεντικού της, λαμβάνει και απαντά σε όλα τα μηνύματα, να προγραμματίζει ραντεβού με τον προϊστάμενό της, να γράφει σημαντικά γράμματα και ούτω καθεξής.

Ένας γραμματέας πρέπει να έχει πτυχίο γυμνασίου ή ισοδύναμο δίπλωμα και πρέπει να έχει ταχείες ικανότητες δακτυλογράφησης. Πολλές εταιρείες προτιμούν να προσλαμβάνουν άτομα που διαθέτουν πρόσθετο πιστοποιητικό δεξιοτήτων γραμματείας. Τώρα ας προχωρήσουμε σε μια κατανόηση των ρόλων ενός ρεσεψιονίστ για να πάρετε μια σαφή ιδέα της διαφοράς μεταξύ των δύο.

Ποιος είναι Receptionist;

Συνήθως απαιτείται ρεσεψιονίστ για να χαιρετούν τους ανθρώπους στη ρεσεψιόν και να τους κατευθύνουν σε διαφορετικά τμήματα ανάλογα με τις ανάγκες τους. Είναι επίσης το άτομο που πρέπει να παρακολουθήσει τις εισερχόμενες κλήσεις και να απαντήσει στα ερωτήματα και επίσης να ακούσει τις καταγγελίες. Οι άνθρωποι που επιθυμούν να συναντήσουν ένα σημαντικό άτομο στην οργάνωση πρέπει να συναντήσουν αυτό το άτομο για να πάρουν την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης.

Όταν πραγματοποιείτε μια κλήση σε οποιαδήποτε εταιρεία, η φωνή που κανονικά ακούτε είναι αυτή του ρεσεψιονίστ. Ένας ρεσεψιονίστ πρέπει να παρακολουθήσει όλους τους επισκέπτες και πρέπει να έχει μια ευχάριστη προσωπικότητα, μια βοηθητική στάση και μια γλυκιά φωνή για να τους εντυπωσιάσει. Πρέπει να έχει τηλεφωνική εθιμοτυπία, ώστε να παρακολουθεί όλα τα επιχειρηματικά ερωτήματα με τη μέγιστη απόδοση και να μετατρέπει τα περιστασιακά ερωτήματα σε πραγματικούς πελάτες.

Είναι σαφές ότι υπάρχουν σημαντικές διαφορές στους ρόλους, τις ευθύνες και τις λειτουργίες ενός γραμματέα και ενός ρεσεψιονίστ.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στον γραμματέα και τον ρεσεψιονίστ;

Ορισμοί του γραμματέα και του ρεσεψιονίστ:

Γραμματέας: Ένας διοικητικός υπάλληλος σε έναν οργανισμό ο οποίος εργάζεται για να γράψει γράμματα, να τηρεί αρχεία κ.λπ.

Ρεσεψιονίστ: Ένα πρόσωπο που χαιρετά και ασχολείται με τους επισκέπτες σε ένα γραφείο.

Χαρακτηριστικά Γραμματέως και Υποδοχής:

Καθήκοντα:

Γραμματέας: Γραμματέας οργανώνει το πρόγραμμα του αφεντικού της, γράμματα κ.λπ.

Υποδοχέας: Ένας ρεσεψιονίστ χαιρετά τους ανθρώπους στη ρεσεψιόν και τους κατευθύνει σε διαφορετικά τμήματα ανάλογα με τις ανάγκες τους. Πρέπει επίσης να παρακολουθήσει τις εισερχόμενες κλήσεις και να απαντήσει στα ερωτήματα και να ακούσει τις καταγγελίες.

Απαιτήσεις:

Γραμματέας: Είναι απαραίτητο πιστοποιητικό γραμματειακών δεξιοτήτων.

Υποδοχέας: Δεν απαιτείται συγκεκριμένη δεξιότητα. ωστόσο το άτομο πρέπει να έχει μια ευχάριστη προσωπικότητα, μια στάση βοήθειας και μια γλυκιά φωνή. Θα πρέπει επίσης να είναι αποτελεσματική στο έργο της.

Ευγένεια εικόνας:

1. 32B Secretary Treasurer [Δημόσιος τομέας], μέσω του Wikimedia Commons

2. "Receptionists" του Evan Bench από το Παρίσι, τη Γαλλία - Υποδοχή. [CC BY 2. 0] μέσω του Wikimedia Commons